Termine vs. Verfügbarkeiten
In timum geht es um buchbare Zeiten und gebuchte bzw. vereinbarte Zeiten. Ganz allgemein läuft das oft unter dem Oberbegriff ‘Termin’. Um verschieden Anwendungsfälle und Bedarfe abzubilden, wird zwischen Terminen und Verfügbarkeiten differenziert.
Eine Verfügbarkeit ist ein Zeitraum, in dem du offen für Terminbuchungen bist, aber erst dann in deinem Kalender blockiert bist, wenn ein Kunde innerhalb der Verfügbarkeit einen Zeitpunkt wählt und einen Termin anfragt oder bucht. Über Verfügbarkeiten kannst du verschiedene Terminarten zur Auswahl anbieten, aus denen Kunden dann die gewünschte Terminart wählen. Der Termin, der durch eine Buchung entsteht, wird direkt in verknüpfte Kalender und CRM-Systeme übertragen.
Ein buchbarer Termin ist ein festgelegter Termin mit einem oder mehreren freien buchbaren Teilnehmerplätzen. Es sind fixe geplante Termine, die dich direkt in deinem Kalender blocken sollen. Auch die Terminart legst du für buchbare Termine direkt fest. Kontakte können und brauchen somit keine Auswahl treffen, sie buchen sich in diese vordefinierten Termine als Teilnehmer ein.
Persönliche Termine sind einerseits Einzeltermine, die du für einen konkreten Kontakt einträgst (einbuchst). Diese Termine sind nicht über übliche Buchungsansichten zugänglich. Persönliche Termine können aber auch geschlossene Veranstaltungen sein, für die mehrere Teilnehmer zugelassen sind, welche jedoch über einen speziellen Link eingeladen werden, über welchen diese sonst nicht sichtbaren Termine exklusiv buchbar sind.
Der Unterschied
| Verfügbarkeit | Buchbarer Termin | Gebuchter Termin | |
|---|---|---|---|
| Was ist das? | Zeitfenster, in dem Kunden den Beginn selbst wählen | Fester Termin mit Beginn und Dauer, den Sie vorgeben | Termin mit mindestens einem Teilnehmenden |
| Wer legt es an? | Sie (einzeln oder per Sprechzeiten-Regel) | Sie (einzeln oder als Serie) | Entsteht durch Buchung oder Anfrage – oder Sie tragen ihn als persönlichen Termin ein |
| Mehrere Teilnehmende? | Pro gewähltem Zeitpunkt eine Buchung; mit „Gruppentermine“ mehrere | Ja, über „Teilnehmer je Termin“ (Gruppentermin) | Bis zur eingestellten Teilnehmerzahl |
| Typischer Einsatz | Besichtigungen nach Wahl des Kunden, Beratung | Open House, Sammelbesichtigung, Seminar | – |
| Synchronisation in Kalender | Nein, erst gebuchte Termine erscheinen in Kalendern. | Ja, auch die noch freien Termine werden direkt in Kalender synchronsisiert. | Ja, gebuchte Termine werden in verknüpfte Kalender synchronisiert. |
Wie hängen sie zusammen?
- Sie erstellen Verfügbarkeiten (Zeitfenster) oder geben buchbare Termine (feste Zeitpunkte) vor
- Kunden buchen daraus
- Eine Buchung wird zu einem gebuchten Termin mit dem Kunden als Teilnehmer
- Die Verfügbarkeit bzw. der buchbare Termin wird entsprechend der Teilnehmerzahl reduziert oder verschwindet aus dem Angebot
Wichtig zu wissen
- Termine können auch ohne vorherige Verfügbarkeit entstehen: Sie tragen sie als persönlichen Termin ein
- Verfügbarkeiten ohne Buchungen verschwinden nicht automatisch
- Bei einer Absage wird der Platz wieder frei, sofern die Verfügbarkeit bzw. der buchbare Termin noch existiert